05 ĐIỀU QUAN TRỌNG KHI TẠO DASHBOARD TRÊN EXCEL (TẢI MIỄN PHÍ)
Ý TƯỞNG TẠO “DASHBOARD” TRÊN EXCEL (CÓ MẪU M.PHÍ)
& 05 ĐIỀU QUAN TRỌNG KHI TẠO DASHBOARD
Thay vì nhìn 1 bảng toàn các số với cả nghìn dòng, hàng nghìn cột, khi các Sếp nhìn các báo cáo dưới dạng Dashboard sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin hơn.
=> Từ đó ra được quyết định nhanh và chính xác.
Ví dụ:
Khi xem Báo cáo công nợ với hàng trăm khách hàng, thật khó để nắm được thông tin xem khách hàng nào đang có dư nợ vượt quá hạn mức hoặc thời gian nợ quá lâu.
Nhưng với những người biết cách Trình bày thông tin thì trong quá trình xây dựng dashboard, họ sẽ HIGHLIGHT (làm nổi bật) các điểm quan trọng – Theo tiêu chí cho trước.
Lúc ấy, dựa vào màu sắc (đỏ – warning, xanh – safe,…) thì người đọc báo cáo có thể NHẬN DIỆN ngay lập tức và tiết kiệm nhiều thời gian đọc báo cáo.
Trong quá trình Trường ERP coaching về Dashboard cho các Sếp hay các bạn chuyên viên Reporting thì Trường thấy rằng hiện tại mọi người đang khá yếu phần tư duy.
Tư duy sẽ dẫn dắt hành động, nên nếu ta có tư làm Dashboard khoa học, hữu ích sẽ tạo ra kết quả tốt hơn là tư duy tùy – thế nào cũng được.
Tham khảo thêm:
- Tổng hợp file excel quản lý doanh nghiệp hay
- 3 CÁCH ĐỂ NHÂN VIÊN KHÔNG “QUÊN VIỆC” & CHỦ ĐỘNG HƠN
- 12 dự án ERP thất bại nổi tiếng trên thế giới mà bạn Nên biết
- 40 CÁCH PHÂN NHÓM KHÁCH HÀNG (PHÂN LOẠI KHÁCH HÀNG) HIỆU QUẢ
Hôm nay Trường ERP sẽ chia sẻ 1 số điểm lưu ý quan trọng trong cách Thiết kế Dashboard:
1. HIỂU RÕ NGƯỜI XEM & CHẮT LỌC THÔNG TIN
Bạn cần biết người xem cần các thông tin gì?
GĐ kinh doanh thì chỉ quan tâm tới các chỉ tiêu về doanh số, các KPI hỗ trợ hoàn thành mục tiêu doanh số.
Còn các chỉ tiêu về chi phí mặt bằng của nhà xưởng hay chi phí đào tạo… lại không quá quan trọng thì không nên đưa vào.
=> Như vậy, ta cần lọc ra các thông tin mà người xem quan tâm để thiết kế cho phù hợp.
2. ĐÀN ÔNG AI CHẲNG THÍCH NGẮM GÁI ĐẸP
Tốt gỗ, tốt cả nước sơn vẫn hơn đúng không ạ.
Khi trình bày thông tin trên dashboard thì tư duy tổ chức layout + khiếu thẩm mỹ trong chọn màu sắc lại rất quan trọng.
Khi nhận được 1 báo cáo đẹp, màu sắc hài hòa sẽ có cảm xúc tốt hơn nhiều 1 báo cáo nhìn thì đơn điệu, thi thoảng lại thấy có lỗi value, div,…
3. BÁO CÁO ĐỘNG (INTERACTIVE DASHBOARD)
Tốt nhất là nên xây dựng báo cáo Dashboard theo hướng động – Interactive.
Ví dụ:
Khi muốn xem biểu đồ biến động doanh số của toàn bộ công ty hay của miền bắc/ miền trung hay của nhân viên A, nhân viên B….
Thì người xem có thể click xem luôn trên báo cáo thay vì phải mở nhiều báo cáo hay mở nhiều file.
Tiết kiệm rất nhiều thời gian ở chỗ này.
Muốn làm như trên, thì người làm phải có tư duy tổ chức data thật tốt.
4. DASHBOARD PHẢI CUNG CẤP THÔNG TIN ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH
Nếu báo cáo làm cho vui thì thôi đừng.
Nhiều DN bị vướng cái này.
Vừa mất thời gian vừa tốn tiền trả lương nhân viên.
Có thể ít báo cáo nhưng cái nào cũng nên hữu ích.
Đừng làm cho lắm rồi để đó, không xem.
5. TẬP TRUNG VÀO SỰ ĐƠN GIẢN
Đừng phức tạp hóa vấn đề.
Nhiều người thích xem báo cáo với đủ các loại chỉ tiêu.
Nhưng Trường nghĩ rằng, mình cần tập trung, cần biết LOẠI BỎ, TỪ CHỐI.
NHÂN VIÊN GIỎI DASHBOARD HỖ TRỢ SẾP RẤT NHIỀU VÀ LƯƠNG CỦA CÁC BẠN NV CŨNG THƯỜNG KHÁ TỐT.
Nhớ lại ngày xưa Trường ERP đi làm ở 1 số tập đoàn, nhờ có kỹ năng lập Dashboard tốt mà lương lậu khá ổn lại được các sếp yêu quý và ngược lại mình cũng được học khá nhiều vì các sếp hay giao job.
Tiêu biểu, đợt vừa Trường ERP dạy 1 bạn Auditor bên Canada làm tại tập đoàn bán lẻ.
Bạn học cách Xây dựng hệ thống báo cáo xuất sắc quá mà được các Sếp ưu ái cho nghỉ phép về VN 3 tuần – điều rất hiếm ở cty.
Chẳng là, bạn ấy từng tối ưu được Thời gian làm báo cáo: GIẢM 99% từ 16 tiếng còn vài phút.
Do vậy, người có tư duy tốt về tổ chức dữ liệu và tư duy làm báo cáo thì làm việc mọi thứ khá thuận lợi và hiệu suất làm việc cũng cao hơn bình thường.
Bởi lẽ, họ ko bị mất nhiều thời gian vào việc “Đào” dữ liệu mà có thể dành nhiều thời gian vào phân tích, đánh giá hơn.
Mong rằng bài chia sẻ sẽ giúp các Sếp khai phá được điều gì đó để về áp dụng tại doanh nghiệp của các Sếp.
Cảm ơn Sếp.
#TruongERP_com #ThietkePhanMemExcel #ERP_SME
