6 Lợi ích của ERP | Enterprise Resource Planning. Bạn đang có nhu cầu triển khai ERP và đang chưa biết được những lợi ích của hệ thống quản trị tổng thể này. Trường đã dành nhiều năm làm việc với các hệ thống ERP nên mình chia sẻ để các bạn có thêm góc nhìn.
Xem thêm:
1. Quản trị được tất cả các hoạt động chính của doanh nghiệp trên cùng 1 hệ thống
Thực trạng hiện tại, các doanh nghiệp đang phải sử dụng nhiều phần mềm cùng lúc.
Ví dụ:
Kế toán thì dùng phần mềm kế toán
Thủ kho thì hay dùng Excel
Sản xuất dùng ghi giấy tay, nhập excel
…
Điều này dẫn tới 1 vấn đề dữ liệu bị phân tán, không đồng nhất và rất dễ xảy ra sai sót.
Các module chính của hệ thống quản trị tổng thể ERP (Lợi ích của ERP):
- Tài chính, kế toán
- Kho
- Bán hàng
- Mua hàng
- Nhân sự
- Chăm sóc khách hàng (CRM)
- Sản xuất
- …
2. Thừa kế dữ liệu – Kiểm tra chéo – Hạn chế sai sót – Giảm thời gian nhập dữ liệu
Một trong những điểm quan trọng nhất của ERP là Dữ liệu của cả doanh nghiệp được tập trung tại 1 nơi.
Chính vì dữ liệu tập trung tại 1 nơi nên:
-
Thừa kế dữ liệu giữa các bộ phận, giảm thời gian nhập dữ liệu
Ví dụ:
-
-
Quản trị dữ liệu Master – tính nhất quán
-
1 người tạo hàng hóa hoặc tạo mã khách hàng xong thì tất cả các bộ phận khác có thể dùng luôn. Thay vì, có nhiều bộ phận cùng tạo hàng hóa hoặc khách hàng như nhiều doanh nghiệp đang áp dụng.
-
-
Giảm thời gian nhập dữ liệu (lợi ích của ERP)
-
Hoặc khi bộ phận kinh doanh lên đơn hàng bán xong dữ liệu sẽ được đẩy sang bên kế toán, mua hàng, kho, sản xuất. Bộ phận kế toán không phải nhập lại đơn hàng mà chỉ cần bấm nút để chọn số đơn hàng. Tất cả dữ liệu của đơn hàng sẽ được chuyển sang để kế toán xuất hóa đơn. Tương tự như vậy bên kế hoạch sản xuất cũng thừa kế được thông tin để chủ động lập lệnh sản xuất (nếu cần)
-
-
Xem nhanh được dữ liệu, không phải gọi điện hỏi bộ phận này, bộ phận kia
-
Bộ phận kinh doanh khi cần kiểm tra xem mặt hàng A có còn tồn kho không?
Nếu không có ERP, thường sẽ phải nhắn tin, gọi điện cho bộ phận kho hoặc kế toán.
Nhưng khi có ERP rồi thì chỉ cần mở app lên là xem được ngay.
-
Kiểm tra chéo từ đó hạn chế được sai sót
Ví dụ 1 quy trình bán hàng phổ biến gồm: Báo giá, Đơn đặt hàng, Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất, giao hàng…
Nếu không có ERP, thì các bước trên có thể do nhiều bộ phận phụ trách. Việc này dẫn tới rủi ro cùng 1 dữ liệu, cùng 1 nghiệp vụ có nhiều phiên bản khác nhau.
Khi dùng ERP, khi bộ phận liên quan thừa kế dữ liệu có thể kiểm tra được thông tin của đơn hàng. Nếu có sai sót thì cũng dễ dàng phát hiện luôn, từ đó báo lại bộ phận liên quan chỉnh sửa.
3. Truy cập dữ liệu, báo cáo dễ dàng theo thời gian thực
Dữ liệu các phòng ban đều được cập nhật liên tục và tức thời. Ngoài ra, các dữ liệu này đều được thừa kế và liên kết với nhau.
Điều này giúp phần mềm có thể sinh/ tạo ra các báo cáo 1 các TỨC THỜI theo thời gian thực.
Được hiểu rằng, mỗi khi dữ liệu được đưa vào hệ thống thì báo cáo cũng tự động thay đổi theo.
Lợi ích của ERP ở khía cạnh này là Toàn bộ nhân sự sẽ có thông tin mới nhất để ra quyết định. Lưu ý rằng, không chỉ Ban lãnh đạo dùng ERP mà các quản lý cấp trung và nhân viên cũng đều nhận được lợi ích của ERP.
Ví dụ:
Khi bộ phận kinh doanh tạo đơn hàng thành công.
Bộ phận mua hàng sẽ nhận được thông báo cáo về nhu cầu đặt mua thêm hàng nếu hàng trong kho không đủ. Từ đó các bộ phận liên quan sẽ chủ động hơn => Hỗ trợ tốt hơn cho bộ phận kinh doanh.
Nếu không dùng ERP thì bạn không thể làm được việc trên.
Hiệu suất của doanh nghiệp bạn sẽ tăng thêm rất nhiều khi dữ liệu được kịp thời.
4. Bảo mật cao hơn
Các hệ thống ERP có khả năng phân quyền rất tốt. Công việc của ai người đó dùng các tính năng tương ứng.
Từ đó doanh nghiệp có thể trao quyền, phân bổ công việc một cách tối ưu để nâng cao hiệu suất toàn công ty.
Ngoài ra, các phần mềm ERP được đầu tư bài bản và dài hạn. Do đó, phần mềm được đầu tư rất kỹ càng về bảo mật, bảo vệ dữ liệu.
Hiện tại, các giải pháp ERP on cloud cũng được chú trọng hơn nhiều về khía cạnh bảo mật nên bạn có thể yên tâm sử dụng.
5. Khả năng mở rộng
-
Triển khai từng phần
Trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng triển khai đầy đủ tất cả các model (Phân hệ) của ERP.
Thông thường, doanh nghiệp sẽ lựa chọn một số model quan trọng với họ tại thời điểm đó để triển khai.
Sau đó tùy vào nhu cầu trong tương lai để triển khai thêm các model mới. Lợi ích của ERP ở điểm này.
-
- Chi phí đầu tư ban đầu không quá lớn
- Giảm thiểu rủi ro do triển khai đồng loạt tất cả
- Có thêm thời gian để thích nghi, làm quen với hệ thống khi chỉ triển khai 1 phần trước.
-
Tích hợp với các hệ thống, nền tảng khác
Hiện tại, các phần mềm đều mở cổng API cho phép gửi, nhận dữ liệu giữa các hệ thống.
Như vậy, khi triển khai ERP bạn không cần phải từ bỏ 1 số phần mềm cũ. Hoặc bạn cũng có thể dễ dàng kết nối dữ liệu của phần mềm ERP với các phần mềm khác.
Ví dụ: Bên ngân hàng phải kết nối với các phần mềm của công ty chứng khoán, ngân hàng nhà nước,… Như vậy với hệ thống ERP thì bạn có thể kết nối dữ liệu với các phần mềm kia.
6. Mobile app
Hiện tại, phần mềm nào không có Mobile sẽ giảm tính hiệu quả đáng kể đối với doanh nghiệp. Bởi lẽ, các thiết bị điện thoại thông minh đã quá phổ biến. Với việc phần mềm cho phép người dùng dễ dàng truy cập phần mềm để:
- Nhập dữ liệu vào phần mềm
- Xem báo cáo theo thời gian thực
- Báo cáo công việc
- Tra cứu thông tin tồn kho, công nợ,…
- Nhận cảnh báo/ thông báo về các việc quan trọng
Lợi ích của ERP thể hiện rất rõ ở việc hỗ trợ nhân sự tất cả các bộ phận của công ty trong việc kiểm tra, kiểm soát dữ liệu, thông tin.
Trên đây là 1 số lợi ích chính của ERP mà Trường cô đọng lại để các bạn cùng tham khảo.
Nếu có nhu cầu triển khai ERP hãy liên hệ Trường nhé (Zalo/ Phone: 0976 474 869/ 038 997 830)
Chúc bạn ngày mới vui vẻ.
